Hemmeligheten bak en vellykket rekruttering: Teamet først!

Hun er rekruttereren som kjenner alle i teamet. For henne handler det om å skape langsiktige samarbeid der laget går foran jeg-et. Vi har snakket med Ingvild Nathali Wik-Eng, HR- og personalansvarlig i OC Tannklinikker, for å få et innblikk i hvordan en rekrutteringsprosess kan se ut.

Rekruttering innen tannhelsetjenesten handler om mer enn å matche formelle kvalifikasjoner – det handler om å finne den rette personen for teamet. En ny medarbeider skal ikke bare ha den nødvendige kompetansen, men også bidra til et godt arbeidsmiljø og et sterkt samarbeid. Når trivsel og lagånd er avgjørende for både arbeidsglede og pasientopplevelse, blir personligheten like viktig som faglige ferdigheter. Men hvordan finner man den perfekte balansen mellom kompetanse og teamfølelse i rekrutteringsprosessen?

– Jeg liker å møte mennesker, liker å bli kjent med mennesker. Kulturen er viktig for oss. Vi ønsker nærhet. Det er viktig at man føler at vi er en slags stor familie, sier Ingvild om sitt arbeid.

Passer personen inn i teamet? Dette er et sentralt spørsmål i rekruttering, forklarer Ingvild. Etter at de formelle kvalifikasjonene er vurdert, handler det om å finne en person som passer inn i teamet. For å kunne vurdere om en person passer inn i et team, må man kjenne teamet. Ingvild kjenner alle teamene. Hun besøker regelmessig de norske klinikkene i kjeden, og ser det som sin oppgave å kjenne alle i selskapet. Noen ganger trener hun seg på å kjenne igjen selskapets medarbeidere ved hjelp av flash-cards.

– Jeg vil nok hevde at jeg kjenner alle ganske godt. Jeg er ute på klinikkene annenhver uke. Jeg har tett dialog, både med de som jobber, men også med klinikksjefene. I de fleste situasjonene vet jeg hva som trengs.

All klinisk personell som rekrutteres, kommer i kontakt med Ingvild. Klinikksjefene gjør det første utvalget. I den første gallringen fjernes kandidater som ikke oppfyller kravene i annonsen. Ingvild kommer inn på andre eller tredje intervju. Normalt blir en kandidat intervjuet fire ganger.

– Det er viktig at vi har så mange intervjuer som mulig. Spesielt når vi rekrutterer tannleger. Vi ønsker å være rimelig trygge på at vi får de riktige kandidatene. Og da er det ønskelig å involvere så mange som mulig i rekrutteringsprosessen.

Kjeden har valgt å etablere seg hovedsakelig i større byer, noe som gjør rekrutteringen av tannleger litt enklere.

– Det er utfordrende å finne de rette personene, absolutt. Det skjer ikke så ofte at vi søker etter tannleger. Det skjer vanligvis når noen går av med pensjon, eller når vi bestemmer oss for å utvide en klinikk.

Tannhelsesekretærer og annet personell knytter ofte kontakter under utdanningens praksis. Disse kontaktene er verdifulle når sekretærene er ferdig utdannet. Når tannhelsesekretærer søker, ser man først på relevant arbeidserfaring, hvordan kandidaten har svart på nøkkelspørsmål i søknaden, samt hvor motivert kandidaten er.

– En jobb-søknad er et utgangspunkt, men det kreves ofte mye mer for å få en jobb. Det er alltid positivt at man bruker sosiale medier, at man bruker Instagram og at man har en LinkedIn-profil. Det gir inntrykk av at personen følger med, har et nettverk og er villig til å ta noen sjanser.

Tannhelsesekretærer kan søke og få autorisasjon, men det er mulig å arbeide uten autorisasjon.

– Det er alltid positivt med autorisasjon. Men vi har også mulighet til å rekruttere folk uten autorisasjon og uten lang arbeidserfaring. Bare vi ser at vi kan lære dem opp. Det viktigste i rekrutteringsprosessen er at de fungerer i teamet.

Man lærer etter hvert hvilke personligheter som passer inn hvor, forklarer Ingvild. Faktorer som spiller inn er alderssammensetning eller om man skal jobbe med spesialister eller allmennpraktiserende tannleger. Men det kan også være mer spesifikke krav.

– Vi har begynt å bruke personlighetstester i vår rekruttering. Det kan være et hjelpemiddel for å få svar på om kandidaten har de dimensjonene som teamet etterspør.

Rekrutteringen av tannhygienister og tannleger skjer både via annonser eller søk-jobb-plattformer, men også gjennom nettverksbygging. Det gir et større rekrutteringsgrunnlag.

– Vi har mange tannleger på våre klinikker. Tannlegebransjen er ikke så stor i Norge. Hvis vi ber noen om hjelp, kjenner de noen som kjenner noen. Så det går mye mer på personlige kontakter enn i andre bransjer.

Tannleger er generelt sett mer tilbøyelige til å bli lenge på arbeidsplassene sine og bytter sjelden arbeidssted. Det er ikke uvanlig at en tannlege blir på samme arbeidsplass gjennom hele karrieren. I tillegg jobber mange tannleger i stor grad på provisjonsbasis.

– Tannleger er enmannsforetak, der eieren av klinikken kjøper tannlegens tjenester. Hvis tannlegen trives og kundebasen er god, blir tannlegen. Det kan bidra til at mange tannleger blir lenge på arbeidsplassen.

Oppsigelsesprosessen i Norge er grundig og krever at arbeidsgiveren kan bevise at årsaken er legitim. Før en oppsigelse kan tre i kraft, må arbeidsgiveren gjennomføre en nøye regulert prosess.

– Det krever litt mer av arbeidsgiveren. Man må vise at man har gjort alt man kan for at den ansatte skal fungere.

Det finnes typer og egenskaper som er direkte uønskede. Igjen handler det om teamet og plasseringen i teamet.

– Når man kommer hit, blir man en del av gruppen, selv om man får mye frihet til å løse oppgaver på egen hånd. Men du er en del av teamet. Det er veldig viktig at man er en person man kan samarbeide med og som ser verdien av samarbeid.

– Det første vi sorterer bort er personer som tenker ”It’s My Way or The Highway”. Typiske primadonner vil ikke passe inn hos oss.

Hvordan håndterer man det når en kandidat virker perfekt, men stiller vanskelige motkrav?

– Vi har noen krav man kan være fleksibel med, og noen krav som må oppfylles. Vi prøver å være tydelige på våre krav tidlig i prosessen, slik at det ikke blir et problem senere i rekrutteringsprosessen.

Når man rekrutterer, er det to parter som skal være fornøyde, oppsummerer Ingvild. Man kan gå inn med holdningen ”vi skal ha disse personene til oss, de er viktige for oss”. Det skal være like viktig for den andre parten.

– Selv om vi mener at ”denne personen er helt perfekt for oss”, er det ikke sikkert at vi er perfekt for den vi rekrutterer. Vi må spørre oss: Er personen villig til å bli med oss og bli hos oss? Hvis ikke, hva kan vi gjøre? Det er to parter som må ta en beslutning.