Fremtidens journalsystem: Slik blir brukervennlighet og integrasjon sentralt for tannhelsetjenesten

Midt i oktober i fjor ble en omfattende norsk rapport om brukervennlighet i elektroniske journalsystemer innen helsevesenet publisert. Rapporten vakte stor oppmerksomhet og satte ord på en frustrasjon som lenge har eksistert: systemer som oppleves tunge, tidkrevende og til tider stressende, både for arbeidsmiljø og pasientsikkerhet. Også innen tannhelsetjenesten er dette et aktuelt spørsmål. Våren 2025 belyste vi på Dental24 hvordan fremtidens journalsystemer bør utvikles med større forståelse for klinikernes hverdag, og siden den gang har diskusjonen blitt ytterligere forsterket.

Studier i Norge viser at lav brukervennlighet ikke bare øker risikoen for feil, men også påvirker stressnivåer, utbrenthet og turnover blant ansatte. Et eksempel er den norske EHR Thermometer-studien (en nasjonal undersøkelse blant norske leger som måler opplevd brukervennlighet i elektroniske journalsystemer), der leger på sykehus og sykehjem rapporterte betydelig lavere brukervennlighet enn fastleger, noe som tyder på at komplekse miljøer krever mer fleksible og intuitive systemer.

Nært klinikken og med fokus på effektiv arbeidsflyt

Svein Yngvar Willassen, daglig leder i Sonett, understreker at utviklingen av et journalsystem ikke kan skje isolert fra de som bruker det daglig. Han forteller at teamet tilbringer mye tid på klinikker, der de observerer og hospiterer for å forstå arbeidsflytene og de faktiske utfordringene personalet møter.

– I Sonett bruker vi mye tid på å være til stede ute på ulike klinikker. Når vi hospiterer og observerer i praksis, ser vi både utfordringer og potensial. Vi får oppleve den samme smerten som de ansatte på klinikken, og mottar helt ærlige tilbakemeldinger direkte i felt. Samtidig jobber vi systematisk med å forstå helheten i arbeidshverdagen til alle roller på en klinikk. På denne måten kan vi bidra til å redusere arbeidsbelastningen, forenkle samarbeidet og effektivisere enkle og repeterende oppgaver.

Willassen forklarer at innsikten fra klinikkbesøk, kombinert med intern kompetanse i Sonett, gjør at teamet kan prioritere riktige funksjoner og løsninger. Tannleger og klinikkpersonell inngår direkte i produktteamet og bidrar med erfaringer fra den daglige driften.

– Tannlegene er en viktig del av produktteamet. De bidrar med innsikt fra klinikkhverdagen, utfordrer oss og hjelper oss å prioritere riktig. Teknologi gir først verdi når den utvikles sammen med dem som faktisk skal bruke den, og ved å jobbe brukernært, både ute på klinikk og tett på våre fagpersoner, får vi innsikt og tilbakemeldinger som er helt avgjørende for å lage den løsningen som tannhelsetjenesten faktisk fortjener.

Integrerte løsninger og fleksibilitet er sentralt i Sonetts strategi. Ved å koble systemet direkte til henvisninger, epikriser og laboratorietjenester skapes smidige arbeidsflyter, der klinikkteamet slipper unødvendige manuelle steg.

– Vi bruker integrasjoner for å forbedre klinisk praksis og forenkle arbeidsflyten. Bare det å ha en oppdatert pasientliste basert på folkeregisteret fremfor å stadig måtte saumfare dødsannonser oppleves som en befrielse for våre tannleger. Samtidig er elektronisk kommunikasjon med andre klinikker og institusjoner viktig, ikke bare for pasientsikkerhet, men også for de ansatte på klinikken. Det enkleste arbeidsflytene er de man kan fjerne helt, som å sende post. Ved å integrere henvisninger og epikriser direkte i systemet, elimineres behovet for manuell «klipp og lim». Dette sparer tid, reduserer feil og styrker pasientsikkerheten.

Willassen understreker også at systemet følger nasjonale regler og standarder, samtidig som det bygges for å være fleksibelt og tilpasningsdyktig.

– Tann- og munnhelse er underlagt de samme strenge reglene som alle andre aktører innen helse. I Sonett har vi inkorporert disse fra starten av, slik at etterlevelse er en naturlig del av arbeidsflyten. Vår ambisjon er å ikke bare følge regelverket/standardene, men også å koble journalsystemet tett til de nasjonale felleskomponentene, slik at tannhelsetjenesten blir en naturlig del av resten av helsetjenesten.

Når det gjelder fremtiden og ny teknologi, er Svein tydelig på at kunstig intelligens skal støtte arbeidsflyten, ikke erstatte personalet.

– Vi vet at KI kommer til å bli en viktig del av videreutviklingen av Sonett. Ikke som erstatning for tannhelsepersonell, men som et verktøy som forenkler arbeidsflyt og øker kvaliteten i behandlingen. Talegrensesnitt for journalsystem vil bli viktig, slik at journalføring, statusopptak og annet kan gjøres i form av en naturlig samtale med systemet. Mange av de administrative oppgavene som følger med drift av tannhelseklinikk vil kunne automatiseres, slik at klinikeren kan bruke mer tid på pasienten og mindre på administrasjon.

Hva ser dere som de største mulighetene og utfordringene for Sonett de neste fem årene, og hvordan planlegger dere å møte dem?

– De neste fem årene representerer et generasjonsskifte i norsk tannhelseteknologi, og vår fremste prioritet er å veilede klinikkene trygt gjennom denne overgangen. En av de mest kritiske utfordringene vi løser, er migrasjon av data. Et journalsystem bærer med seg hele klinikkens historikk, og vi legger ned betydelige ressurser i å sikre at overgangen fra forrige generasjons systemer skjer uten tap av verdifull informasjon. For oss handler ikke migrering bare om å flytte data, men om å sørge for at historikken blir med videre på en strukturert og brukervennlig måte i et moderne grensesnitt.

– Når det gjelder teknologisk utvikling, ser vi enorme muligheter i kunstig intelligens. Utfordringen ligger ikke i å ta i bruk KI for teknologiens skyld, men i å innføre det på en måte som faktisk gir verdi i en travel klinikkhverdag. Vi planlegger å integrere smarte løsninger som støtter beslutningsprosesser og automatiserer rutineoppgaver, slik at teknologien blir en usynlig hjelper som reduserer kognitiv belastning fremfor å være nok et verktøy man må lære seg.

– Vi ser også at organiseringen av tannhelsetjenesten står overfor store endringer. Vi forventer tettere integrasjon mellom offentlig og privat sektor, og nye krav til hvordan spesialist- og primærtjenesten samhandler. Vår strategi for å møte dette er å bygge Sonett som en fleksibel plattform, ikke et låst system. Ved å kombinere vår domenekunnskap med erfaringen fra Kernel-økosystemet, skal vi sørge for at journalsystemet ikke bare understøtter dagens arbeidsflyt, men er rigget for å tilpasse seg de organisasjonsmodellene som måtte komme i fremtiden.

Skybasert, standardisert og markedsledende

Lars Andrew Kirste, daglig leder i Opus Systemet AS, beskriver en strategi der teknisk robusthet og standardisering står i sentrum.

– Vi er midt i en omfattende modernisering hvor målet er å bygge neste generasjon journalsystem for tannhelse, samtidig som vi ivaretar en stor installert base og komplekse krav fra bransjen. For oss handler brukervennlighet ikke bare om design, men også om stabilitet, ytelse og gode arbeidsflyter i hverdagen. Derfor bruker vi mye tid på fundamentet i Opus Cloud, slik at klinikerne skal oppleve en løsning som er rask, forutsigbar og tilgjengelig direkte i nettleseren, samtidig som arbeidsflyten føles kjent for eksisterende Opus-brukere. Vi er så heldige å ha flere tusen klinikker som vi nå jobber tettere med enn noen gang tidligere, og samler tilbakemeldinger ute på klinikkene som vi bruker til å forbedre brukervennligheten i Opus, sier han.

Opus har en sterk posisjon i markedet, med nær 90 % av klinikkene innen tannhelsetjenesten som brukere. Denne dominansen innebærer både muligheter og særskilte utfordringer. At så mange klinikker bruker samme system, legger til rette for standardisering og integrasjon med nasjonale tjenester, men skaper også et stort ansvar for leverandøren å utvikle systemet i takt med hele bransjens behov.

– Tannhelse beveger seg i retning av mer standardisering og tettere integrasjon med nasjonale tjenester. Erfaringene våre, blant annet fra arbeidet med SFM¹, har vist hvor komplekst dette faktisk er i praksis. Derfor bygger vi nå plattformen med sterkere identitets- og tilgangsstyring, tydeligere arkitektur og mer standardbasert samhandling. Målet er en kjerne som følger kravene og standardene samtidig som klinikkene får fleksibilitet gjennom åpne API-er og en mer modulær plattform, sier Kirste.

Integrasjoner er helt avgjørende for en effektiv klinikkhverdag, mener Kirste.

– Vi satser derfor tungt på en mer åpen developer-plattform med moderne API-er og støtte for standarder som FHIR², HL7³ og SNOMED CT⁴. Ambisjonen er å gjøre det enklere å koble sammen laboratorier, spesialister og andre helsetjenester, slik at tannlegen opplever én sammenhengende arbeidsflyt selv om flere systemer samarbeider i bakgrunnen, forklarer han.

– Vi tror fremtidens journalsystem blir mer skybasert, mer integrert og mer automatisert enn i dag. Åpne standarder og bedre dataflyt vil gjøre det enklere å samarbeide på tvers av laboratorier, spesialister og nasjonale tjenester, samtidig som klinikkene får bedre tilgang til egne data. Kunstig intelligens vil etter hvert spille en viktig rolle spesielt innen dokumentasjonsstøtte, strukturering av journaldata, beslutningsstøtte og kvalitetssikring, men alltid med klinikeren i førersetet. For oss handler ikke AI om å erstatte fagkompetanse, men om å redusere administrativt arbeid og gjøre hverdagen mer effektiv og forutsigbar. Samtidig må teknologien bygges på et solid fundament med riktig sikkerhet, identitetsstyring og standardbasert samhandling, og derfor prioriterer vi først plattformen “under panseret” før vi ruller ut mer avanserte funksjoner i større skala, sier Kirste.

Hva ser dere som de største mulighetene og utfordringene for Opus de neste fem årene, og hvordan planlegger dere å møte dem?

– Den største muligheten vår er å være med på å forme et mer åpent og moderne økosystem for tannhelse, basert på skyteknologi, åpne standarder og tettere samhandling på tvers av systemer og landegrenser. Samtidig står vi midt i en krevende periode hvor vi både moderniserer teknologiplattformen og gjennomfører en bred transformasjon av selskapet. Vi har vært gjennom et lederbytte og bygger nå nye kapabiliteter og en tydeligere retning for Opus videre. Arbeidet med nasjonale tjenester og nye standarder har vist seg mer komplekst enn mange i markedet først antok, og vi har brukt mer tid på fundamentet enn planlagt, noe som også har vært merkbart for kunder og samarbeidspartnere. Erfaringene gjør oss likevel bedre rustet for neste fase, hvor vi prioriterer forbedringer “under panseret”, tettere samarbeid med Planmeca-gruppen og en bredere relansering av Opus Cloud senere i år.

SFM¹ = plattform for sikker samhandling mellom helseaktører.
FHIR² = hvordan data sendes og mottas på en moderne måte.
HL7³ = eldre standard for utveksling av data mellom systemer.
SNOMED CT⁴ = felles språk/kodesystem for medisinske begreper.

Les mer: Poor usability of electronic health records in Norway >>

Les mer: Digitalisering og valgfrihet – hvordan ser fremtidens journalsystem ut? >>